Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией № 157н предусмотрен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это активный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что, позволяет контролировать целевое расходование денежных средств

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления.

208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» имеет следующую группировку

- 0 208 10 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труд и начислениям на выплаты по оплате труда

-0 208 20 000 "Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам

- 0 208 30 000"Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов"

- 0 208 60 000 "Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению"

- 0 208 90 000"Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам"

В бюджетном учете операции с подотчетными лицами оформляются следующими записями:

• Выданы из кассы денежные средства для приобретения запасных частей

Д 1 208 34 560 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»

К 1 201 34 610 «Касса»

• Приобретены запасные части

Д 1 105 36 340 «Прочие материальные запасы»

К 1 208 34 660 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»

• Сданы в кассу оставшиеся денежные средства подотчетным лицом

Д 1 201 34 510 «Касса»

К 1 208 34 660 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ возмещаемые работникам расходы по служебным командировкам относятся на следующие статьи КОСГУ:

1. подстатья 212 «Прочие выплаты» - расходы по оплате суточных;

2. подстатья 222 «Транспортные услуги» - расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

3. подстатья 226 «Прочие услуги» - расходы по найму жилого помещения, виз, оформление заграничных паспортов, а также расходы, произведенные работником с разрешения работодателя;

4. подстатья 290 «Прочие расходы» - оплата разного рода платежей, сборов, государственных пошлин, расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

• Выдан под отчет аванс на приобретение проездных билетов
Д 1 208 22 560 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»
К 1 201 34 610 «Касса»
 
• Выдан под отчет аванс на оплату гостиничных услуг
Д 1 208 26 560 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»
К 1 201 34 610 «Касса»
 
3. Выданы под отчет суточные
Д1 208 12 560 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» 
К 1 201 34 610 «Касса»
 
• Списаны на основании авансового отчета расходы на проезд 
Д 1 401 20 222 «Расходы на транспортные услуги»
К 1 208 22 660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»
 
• Списаны расходы на оплату гостиницы
Д 1 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги»
К 1 208 26 660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»
 
• Списаны расходы по оплате суточных 
Д 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
К 1 208 12 660 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» 
 
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит Журнал операций расчетов с подотчетными лицами — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале операций одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету «Касса»