Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами.

К числу таких документов относятся:

1. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

2. приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку;

3. командировочное удостоверение.

Работник, направляемый в служебную командировку, обязан составить служебное задание на основании которого оформляется приказ о направлении работника в командировку.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Основанием для выдачи аванса является «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Его сумма рассчитывается исходя из:

1. стоимости проезда к месту командировки и обратно;

2. срока нахождения в командировке;

3. предполагаемой суммы расходов на проживание и установленного размера суточных и других расходов.

При составлении сметы учитываются нормы командировочных расходов, установленные законодательно либо утвержденные локальным актом организации. Расчет суммы аванса или смета должны содержать все необходимые реквизиты.

Для того чтобы получить аванс на командировочные расходы, командированный работник пишет заявление на имя руководителя учреждения, в котором указывает место и срок командировки, сумму аванса. В заявлении работник так же указывает вид транспорта, которым он собирается воспользоваться.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды в обязательном порядке должны прилагаться оформленные соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг.

К таким документам относятся:

1. кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица;

2. счета- фактуры;

3. приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.

Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в расходов.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру

На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.