Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически
на каждом предприятии и весьма разнообразны. В работе каждого
предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы
наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе
розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т.
д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства
под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по
распоряжению организации и называются они подотчетными суммами. Наличные
денежные средства выдаются под отчет только сотрудникам, работающим в
учреждении. Подотчетными лицами считаются работники учреждения, получившие
наличные денежные средства из кассы авансом.
Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные
деньги под отчет, утверждается руководителем предприятия. Только включенные в
перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом
руководителя предприятия.
Выдача наличных денежных
средств под отчет производится при условии отсутствия за конкретным подотчетным
лицом задолженности по ранее выданному ему аванса.
Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому
запрещается.
В бюджетных учреждениях под
отчет денежные средства могут выдаваться:
1. командировочные расходы.
Согласно
статьи
166 ТК РФ служебной командировкой
является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный
срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом
оговорено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или
имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
В ТК не указано, что следует
считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы
считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо
отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором
обусловлена трудовым договором.
Только штатные работники,
заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном
подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку
Нельзя направлять в
командировку:
1. беременных женщин и
работников и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 259 ТК РФ);
2. сотрудников,
не достигшие возраста 18 лет (за исключением творческих работников средств
массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и
концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или)
исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с
перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения
Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых
отношений, (ст. 268 ТК РФ);
3. сотрудников, работающих по
ученическому договору (ст.203 ТК РФ).
Для остальных работников
распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является
обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на
работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
Под служебной командировкой,
совершаемой в установленном порядке, понимаются поездки работника, которые
связаны с:
1. покупкой
материально-производственных запасов;
2. осуществлением работ
капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
3. подготовкой и повышением
квалификации работников;
4. участием в симпозиумах и
конференциях);
5. другими аналогичными
нуждами.
В настоящее
время в состав командировочных расходов включаются:
1. проезд
работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
2. наем
жилого помещения;
3. суточные;
4. оформление
и выдачу виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов;
5. консульские,
аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и
иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными
сооружениями и иные аналогичные платежи, и сборы при наличии оправдательных
документов.
Сумма выдачи на расходы,
связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее
места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах
сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по
найму жилого помещения. Размер суточных определяется организацией
самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен, нижним пределом
является норма, установленная для бюджетных организаций 100 рублей. Суточные выплачиваются
командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая
выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время
вынужденной остановки в пути.
При расчете суточных следует
учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего
транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы
командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного
средства в место постоянной работы.
Работники имеют право на возмещение
расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ). Постановлением
Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов,
связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации,
работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»
утверждены размеры возмещения расходов, а именно:
1.расходы по найму жилого
помещения возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных
соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии
документов, подтверждающих эти расходы – 12 руб. в сутки;
2. расходы на выплату
суточных – в размере 100 руб за каждый день
нахождения в служебной командировке;
3. расходы по проезду к
месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере
фактических расходов, подтвержденных проездными документами.
Важно отметить, что в п. 3
Постановления №729 разрешено расходы, превышающие нормативные размеры,
возмещать за счет:
1.
экономии средств, выделенных из бюджета на содержание
организаций;
2.
средств, полученных организациями от предпринимательской и
иной приносящий доход деятельности.
В случаи потери проездных
документов работником, подтверждающих произведенные расходы, выплаты
производятся в размере минимальной стоимости проезда:
1. железнодорожным
транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
2. автомобильным транспортом
– в автобусе общего типа.
Работники
бюджетных учреждений довольно часто осуществляют поездки и служебные
командировки за рубеж.
Порядок
оплаты загранкомандировок установлен Постановлением Правительства Российской
Федерации от 26 декабря 2005 года №812 «О размере и порядке выплаты суточных в
иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных
командировках на территории иностранных государств работников организаций,
финансируемых за счет средств федерального бюджета».
В заграничную
командировку работник бюджетного учреждения направляют на основании приказа,
без оформления командировочного удостоверения.
Исключение
составляют командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные
соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда
пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной
границы.
В Письме
Минфина Российской Федерации от 17 мая 2006 года №03-03-04/1/469 сообщается,
что время фактического нахождения сотрудника бюджетного учреждения в
загранкомандировке может определяться по отметкам в загранпаспорте работника,
свидетельствующим о пересечении им Государственной границы Российской
Федерации.
При проезде
по территории Российской Федерации суточные выплачиваются в рублях в размере,
установленном для оплаты в пределах территории РФ, а при проезде по территории
иностранного государства – в иностранной валюте в размере, установленном
Постановлением №812. Нормы составляют
от 37 до 95 долл. США в день в зависимости от страны, например , Азербайджан – 57$,Египет – 60$, Ирак – 81$. США – 72$,
Афганистан – 80$,
2. административно-хозяйственные
расходы
•
на оплату транспортных услуг;
•
- на оплату услуг связи;
•
- на оплату коммунальных услуг;
•
- на оплату расходов по арендной плате за пользование
имуществом;
•
- на приобретение материальных запасов для хозяйственных
нужд;
•
- на приобретение основных средств, нематериальных активов и
др.
•
представительские расходы
Порядок включения затрат,
произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в
переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, состав
представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ.
К представительским
относятся расходы организации:
1. на проведение официального
приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
2. транспортное обеспечение
доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и
(или) заседания руководящего органа и обратно;
3. буфетное обслуживание во
время переговоров;
4. оплата услуг переводчиков,
не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время
представительских мероприятий.
Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений,
отдыха, оплату виз, проживание участников переговоров.
Представительские
расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих
расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на
оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
3. для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий )
Выплата
заработной платы (стипендий, пособий) в учреждениях, имеющих структурные
(обособленные) подразделения, может осуществляться через уполномоченных лиц
(раздатчиков).
Для учета выданных
раздатчикам денег применяется Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату
труда, денежного довольствия и стипендий
Если из-за отдаленности
структурного подразделения учреждения расчетно-платежная ведомость, по которой
производятся выплаты, не может быть возвращена ответственным за выдачу лицом в
кассу учреждения в течение 5 дней, денежные средства в данном случае для
производства выплат выдаются раздатчику в подотчет.