Задачи учета кассовых операций

1. Сохранность денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов в кассе

2. Целевое использование денежных средств

3. Контроль за установленным лимитом хранения денег в кассе

4. Проведение внезапных ревизий кассы

5. Контроль за расходованием бюджетных средств

Первичные документы

- Приходный кассовый ордер(ф. 0310001)

- Расходный кассовый ордер(ф. 0310001)

- Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лиц

Сводный документ

- Кассовая книга

- Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий . При выдаче наличных денег из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

Учет кассовых операций ведут в Кассовой книге . Она применяется для учета наличных денег как в рублях, так и в иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты отслеживают на отдельных листах кассовой книги.

Регистр синтетического учета - Журнал операций по счету «Касса»

Для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте в кассе учреждения предназначен счет 0 201 34 000 «Денежные средства в кассе учреждения»

Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями

1. поступление наличных денежных средств с банковского счета

Д 1 201 34 510 К 1 201 21 610 « Денежные средства учреждения на счетах

в кредитной организации»

2. поступление наличных денежных средств с лицевого учреждения, открытого в органе казначейства

Д 1 201 34 510 К 1 210 03 660 «Расчеты с финансовым органом

по наличным денежным средствам»

3.Получены денежные средства за оказанную услугу

Д 2 201 34 510 К 2 205 00 660

Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки, составлением денежного чека и непосредственным оприходованием наличности в кассе учреждения. В данном случае необходимо использовать счет 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»:

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются бухгалтерскими записями

1. внесение наличных денежных средств на лицевой счет получателя бюджетных средств

Д 1 210 03 560 К 1 201 34 610

2. внесение наличных денежных средств на банковский счет

Д 1 201 21 510 К 1 201 34 610

3. выдача наличных денежных средств под отчет

Д 1 208 00 560 К 1 201 34 610

4. выдача заработной платы

Д 1 302 11 830 К 1 201 34 610

5.Выдача депонентской задолженности

Д 1 304 02 830 К 1 201 34 610

6.Выдача сумм вознаграждений лицам, не состоящими в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера

Д 1 302 00 830 К 1 201 34 610

7.выдача стипендий

Д 1 302 91 830 К 1 201 34 610 «Расчеты
по прочим расходам»

По одной сделке расчеты наличными денежными средствами не должны превышать 100 000 руб. Этот лимит распространяется на расчеты между организациями, индивидуальными предпринимателями или между организацией и индивидуальным предпринимателем. К выдаче сотрудникам заработной платы, стипендий лимит не относится.

Денежные документы учитывают на счете 201 35 000 «Денежные документы» и хранят в кассе учреждения.

К ним относятся:

1. оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п

2. . оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы,

3. полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п.

4. интернет карты, телефонные карты

Прием в кассу и выдача из кассы документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Поступление денежных документов

1. в кассу поступили денежные документы

Д 1 201 35 510 К 1 302 00 730

2.Выданы денежные документы уполномоченным должностным лицам

Д 1 208 00 560 К 1 201 35 610

3.Списываются использованные денежные документы

Д 1 401 20 000 К 1 201 35 610

Бухгалтерские записи по безвозмездной передаче денежных документов:

• между головным учреждением и обособленными подразделениями (филиалами). Операция отражается по счетам аналитического учета счета 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты»;
• в рамках движения денежных документов между учреждениями, в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям по дебету счетов 2 401 20 241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям», 2 401 20 242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций».

Бланки строгой отчетности:

1. бланки трудовых книжек

2. вкладыши к ним

3. бланки ценных бумаг

4. аттестаты, дипломы

5. бланки удостоверений

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях, установленной учреждением в рамках формирования учетной политики: по стоимости приобретения бланков.

Учитываются на забалансовом счете 03 «бланки строгой отчетности»

1. при оприходовании бланков

Д 03

2. при выдачи

К 03

3. списаны расходы учреждения связанные с приобретением бланков строгой отчетности

Д 1 401 20 290 К 1 302 91 730

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств предусмотрен приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», а также

Указаниями о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства от 11 марта 2014 г. № 3210-у.

Инвентаризацию кассы проводят в сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров. В последнем случае назначается внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные кассовые ордера, отчет кассира.

Кроме того, кассир обязан дать расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию.

Все денежные средства и денежные документы, поступившие под ответственность кассира, должны быть оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, что тоже фиксируется в расписке.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не проводятся.

Если при инвентаризации (ревизии) хотя бы один член инвентаризационной комиссии отсутствует, то результаты инвентаризации признаются недействительными.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, различных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге.

Результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе бюджетного учреждения, отражаются в Инвентаризационной описи наличных денежных средств. В ней фиксируются сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью); сведения о результатах инвентаризации – о недостачах и об излишках.

Инвентаризационную опись комиссия учреждения составляет по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи или излишков ценностей в кассе в описи указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Если при инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием денежных средств и денежных документов и учетными сведениями, оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки в количественном и суммовом выражении.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации

1. Выявлены излишки денежных средств в касса при проведении инвентаризации

Д 0 201 34 510 К 0 401 10 180

2. Выявлена недостача денежных средств

Д 0 209 81 560 К 0 201 34 610