Все операции по поступлению, перемещению, расходованию материальных запасов должны оформляться первичными четными документами. В организации должен быть определен круг лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов, менеджеров) за правильное и своевременное оформление этих операций, а также лиц, имеющих право оформлять и подписывать документы на получение и отпуск запасов. Список лиц, имеющих право подписывать первичные документы, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

1. Приходный ордер используется для учета материалов и тары, поступающих от поставщиков. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления материалов на склад. Оприходование материальных запасов производится на основании накладных поставщика, счет – фактуры, транспортной накладной.

При установлении несоответствия поступивших материалов по ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку производит комиссия, которая оформляет Акт о приемке материалов.

2.Требование – накладная применяется для учета перемещения материалов внутри учреждения. Составляется в 2 экземплярах материально ответственным лицом подразделения, сдающего ценности. Первый экземпляр остается у сдатчиков, 2 экземпляр принимающей стороне.

3. Меню – требование на выдачу продуктов питания – применяется для оформления отпуска продуктов питания внутри учреждения. Составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о количестве довольствующихся лиц.

Меню – требование с подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки , установленные графиком.

Сведения из меню – требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания

4. Ведомость на выдачу кормов и фуража – применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и др. животных. Каждая выдача кормов и фуража подтверждается подписью получателя. Ведомость утверждается руководителем учреждения.

5. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей. Записи производятся по каждому МОЛ с указанием выдаваемых материальных ценностей.

6. Путевой лист – применяется для списания в расход всех видов топлива

7. Акт о списании материальных запасов.

Применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход, указывается отклонения норм расхода и их причины. Акт составляется комиссией и утверждается руководителем учреждения.

8. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря.

Применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости. Списание производится при полной изношенности предметов. Акт составляется в 2 экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у МОЛ.