Тема 2. Экономическая информация.
1.
Понятие экономической информации и её
особенности.
2.
Классификация экономической
информации.
3. Структурные единицы экономической
информации.
1. Понятие экономической информации и её
особенности
Информация, которая обслуживает
процессы производства, распределения, обмена и потребления
материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического
управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой.
Она представляет собой
разнообразные сведения экономического, технологического, социального,
юридического, демографического и другого содержания, используемые при этом.
Важнейшей составляющей
управленческой информации является информация экономическая.
Экономическая информация – это совокупность сведений, отражающих
социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и
коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.
Экономическая информация сопровождает процессы
производства, распределения, обмена и потребления
материальных благ и услуг.
Экономическая информация в
управленческой деятельности тесно взаимодействует с социальной, технической,
научной, юридической и другими видами информации.
Экономическую информацию характеризуют следующие особенности:
1.
она
дискретна, т.е. характеризует состояние объекта или процесса либо на определённый
момент времени, либо за определённый интервал времени;
2.
представляется
преимущественно в цифровой форме, что предопределяет возможность широкого применения
вычислительной техники в экономике;
3.
характеризуется
большим объёмом как переменных, так и
условно-постоянных данных, так например, в сфере управления крупного
предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, а в ходе
производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные
операции преобразования;
4.
имеет
строго определённые сроки своего представления;
5.
обладает
способностью к преобразованию, агрегированию по определённым признакам;
6.
является
циклической, так как для большинства производственных и хозяйственных процессов
характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти
процессы. Цикличность экономической информации позволяет, однажды создав
программу машинного счёта, многократно использовать её. Это значительно
упрощает проектирование автоматизированной обработки информации.
Информация позволяет:
- осуществлять контроль состояния организации, ее подразделений и
процессов в них;
- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи
организации;
- принимать
обоснованные и своевременные решения;
- координировать
действия подразделений в достижении целей.
2. Классификация экономической информации.
Для облегчения изучения экономической информации,
разработки путей её компьютеризации ведётся систематизация информации. На
рис. 2.1 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации
информации.
Рис.2.1
Классификация информации, циркулирующей в организации
По месту возникновения информацию можно разделить на
входную и выходную.
Входная информация поступает в фирму (подразделение)
и выступает в роли предмета обработки.
Выходная информация поступает из фирмы и выступает в
роли продукта обработки.
Одна и та же информация может являться входной для одной
фирмы, а для другой, вырабатывающей её – выходной.
По отношению к объекту управления информацию разделяют на внутреннюю, возникающую внутри объекта
управления (компьютеризации), и внешнюю – за
пределами объекта.
По стабильности информация может быть переменной
(текущей) и постоянной (условно постоянной).
Переменная информация отличается частой сменой значений. Она
отражает фактические количественные и качественные характеристики
производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Например, количество
произведённой продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья и т.п.
Постоянная (условно-постоянная) информация – неизменная
и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной (например,
табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.д.), нормативной
(например, размер налога на прибыль, размер минимальной оплаты труда, тарифная
сетка оплаты государственным служащим, стандарт на качество продуктов определённого
вида и т.п.) и плановой (план выпуска продукции, план подготовки
специалистов определённой квалификации и т.п.)
Для оценки уровня стабильности информации используют
коэффициент стабильности кст,
рассчитываемый по формуле
,
где
ИСобщ – общее число
информационных совокупностей,
ИСизм – число информационных
совокупностей, изменивших свои значения за рассматриваемый период (год).
Обычно, если значения коэффициента стабильности не ниже
0,85 (кст = 0,85), информационную
совокупность принято считать условно-постоянной.
По стадии обработки информация может быть первичной,
возникающей непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируемой на
начальной стадии, и вторичной,
получаемой в результате обработки первичной информации и могущей быть
промежуточной и результатной.
Промежуточная
информация
используется в качестве исходных данных для последующих расчётов.
Результатная
информация получается
в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для
выработки управленческих решений.
По способу отображения информация подразделяется на текстовую
и графическую.
Текстовая информация – совокупность
алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация
на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).
Графическая
информация – это
различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
По функциям управления выделяют следующие группы информации: прогнозную,
плановую, нормативно-справочную, учётную и оперативную (текущую).
Прогнозная информация
направлена в
отдалённое будущее и в свою очередь подразделяется по срокам прогнозов
(долгосрочная и среднесрочная).
Плановая информация направлена в обозримое будущее. На
эту информацию идёт ориентация всей деятельности фирмы. Плановой информацией
фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая
прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.п.
Нормативно-справочная
информация
содержит различные нормативные и справочные данные (например, среднедневная
оплата рабочего по разряду, оклад служащего, адрес поставщика или покупателя и
т.д.) Её обновление происходит достаточно редко.
Учётная информация – это информация,
которая характеризирует деятельность фирмы за определённый прошлый период
времени.
В качестве учётной информации
может выступать информация бухгалтерского учёта, статистическая информация и
информация оперативного учёта. На основании этой информации могут быть
проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан
анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному
управлению работами и пр.
Оперативная (текущая)
информация – информация,
используемая в оперативном управлении и характеризирующая производственные
процессы в текущий период времени.
К оперативной информации
предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также
по степени её достоверности. От быстроты и качества её обработки во многом
зависит успех фирмы на рынке. Оперативной информацией являются: количество
проданной продукции за день или час, объём сырья от поставщика на начало
рабочего дня и т.д.
С позиций релевантности различают информацию релевантную и нерелевантную.
Экономическая информация должна быть достоверной,
достаточной, своевременной, релевантной,
то есть соответствующей информационным потребностям пользователей.
Различается экономическая
информация ещё и по степени детализации (детальная и сводная), форме
представления (устная и письменная), срочности (срочная, несрочная), видам
почтовой связи (почтовая, телеграфная, телефаксная и т.д.) и ряду иных
признаков. Все
перечисленные схемы классификации экономической информации используются при
проектировании информационных систем.
3. Структурные единицы
экономической информации.
Каждому виду информации свойственно своё структурное
строение. Именно структура информации позволяет переходить от абстрактного
понятия «информация» к конкретным её «единицам».
Под структурой понимается выделение определённых
элементов информации и взаимосвязь между ними.
Выделяемые структурные элементы могут быть простыми и
сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные
образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными
совокупностями. Структурные единицы называются информационными единицами.
Подходов к структуризации информации известно много. В их
основе лежат различные цели и подходы. Один из них – логический, который
позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального
назначения информации и её особенностей. В рамках
данного подхода выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель,
информационные сообщения, информационный массив, информационный поток,
информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты,
из которых формируются более сложные структуры информации.
Реквизит – неделимая единица младшего ранга, несущая качественную
или количественную характеристику какого-либо экономического
процесса, предмета, факта. Например, название материалов или их вес.
При машинной обработке синонимами слова «реквизит» являются
«поле», «элемент», «атрибут».
Реквизиты неоднозначны
по своему содержанию и подразделяются на
реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки характеризируют качественную сторону объекта, то есть реквизит-признак
предстаёт в виде текстового описателя, часто заменяемого условными цифровыми
обозначениями (например, вместо названия материалов приводится их цифровой код
или вместо наименования подразделения приводится его код).
Реквизиты-основания характеризуют
количественную сторону объекта.
Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними
действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке, реквизиты-основания
– арифметической. При обработке информации реквизиты-признаки и
реквизиты-основания часто называют данными.
Реквизиты, объединяясь, образуют структурную единицу более
высокого уровня.
Сочетание одного реквизита-основания с одним или
несколькими соответствующими ему реквизитами-признаками образуют показатель.
Показатель является информационной совокупностью
наименьшего состава, достаточного для образования самостоятельного сообщения
или формирования документа. Например, информационная совокупность «450 кг
стали» состоит из реквизита-основания «450» и двух
реквизитов-признаков – «кг» и «сталь». Таким образом, показатель даёт
количественную и качественную характеристику процесса, предмета, факта.
Показатели обладают формой – названием, и
значениями. Форма устойчива, значения изменчивы.
Показатель является минимальной по составу информационной
совокупностью, достаточной для образования самостоятельного документа. В
документах, как правило, содержится большое количество показателей.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное
сообщение.
Группа однородных документов, объединённых по определённому
признаку (например, отчётному периоду), составляет информационный массив
(файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке.
Запись информации в ПК осуществляется по файлам, где выделяются файлы
постоянной и переменной информации.
Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки,
используемые при решении различных комплексов задач управления
Совокупность массивов информации,
относящихся к определённым участкам и разделам управленческой работы образует
подсистему информационной базы предприятия.
Совокупность подобных подсистем составляет информационную
базу предприятия (информационную систему). Информационная база (система)
охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной
единицей высшего уровня.
Итак,
реквизит – это минимальная структурная единица информации;
показатель – это сочетание одного реквизита-основания с одним или
несколькими реквизитами-признаками;
информационное сообщение – совокупность показателей, содержащихся в
документе;
информационный массив – это совокупность информации, содержащейся в различных
однородных документах;
поток – это совокупность массивов, относящихся к одной функции управления;
информационная база (система) – это совокупность потоков,
характеризующих деятельность объекта в целом.
Структурная теория позволяет построить оптимальную
структуру информационной базы. От выбранной структуры хранения зависит такой важный
параметр, как время доступа к данным, т.е. структура влияет на время записи и
считывания информации, а значит, и на время создания и реорганизации информационной
базы.