ТЕМА 2: ПОНЯТИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ,

ПРИНЦИПЫ ИХ ПОСТРОЕНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ.

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЭИС. КЛАССИФИКАЦИЯ ЭИС.

1.Понятие экономической информационной системы (ИС, ЭИС, АИС)

2. Цель и задачи ЭИС в управлении компанией

3. Классификация ЭИС (базовая)

4. Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Изучение ЭИС можно декомпозировать следующим образом:

· компоненты ЭИС,

· как работают ЭИС,

· динамика развития ЭИС,

· как управляются ЭИС,

· для чего применяются ЭИС,

· какую выгоду приносят ЭИС,

· сколько стоят.

В теории ЭИС изучаются проблемы организации информации в системе и вопросы эффективной эксплуатации ЭИС. Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением. Изучение ЭИС опирается на понятия "информация" и "система", которые являются простейшими фундаментальными категориями, не выражаемыми через более общие понятия. Понятие “информация” (и производные от него понятия) были рассмотрены в предыдущей лекции. Понятие “система” – в “Теории систем и системном анализе”.

1. Понятие экономической информационной системы (ИС, ЭИС, АИС)

Под информационной системой понимается система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.

Информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности. Возрастание объемов информации в информационной системе организаций, потребность в ускорении и более сложных способах ее обработки вызывают необходимость автоматизации обработки информации - в настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной только с помощью компьютерной техники. Поэтому определим информационную систему следующим образом.

Информационная система (ИС) – связанный набор аппаратных и программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого сервиса, осуществляющих информационные процессы для обеспечения подготовки и принятия решений.

Информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи его элементов.

В случае рассмотрения экономического объекта реального мира систему будем называть экономической информационной системой (ЭИС).

Будем считать, что термины “информационная система, ИС”, “ экономическая информационная система, ЭИС ”, “автоматизированная информационная система, АИС ” в контексте рассматриваемой дисциплины - синонимы.

АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обеспечения персонала и оптимизации процесса управления в предметной деятельности. В силу сложности структуризации информации и формализации процессов ее обработки автоматизация всех информационных процедур организации затруднена. Степень автоматизации различных информационных процессов колеблется от 10 до 20%.

Существует многообразие типов таких управленческих информационных систем, применяемых при подготовке и принятии экономических решений (рассмотрим позже).

Экономические информационные системы предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации офисных работ, выполнения поиска информации и т.д.

Принципы построения и функционирования АИС:

1. Соответствие. АИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффек-тивностью.

2. Экономичность. Затраты на обработку информации в АИС должны быть меньше экономического выигрыша на объекте при использовании этой информации.

3. Регламентность. Большая часть информации в АИС поступает и обрабатывается со строгой периодичностью.

4. Самоконтроль. Непрерывная работа АИС по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки.

5. Интегральность. Однократный ввод информации в АИС и ее многократное использование.

6. Адаптивность. Способность АИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

7. Масштабируемость. Способность АИС наращивать свой функционал.

8. Модульность. Реализация АИС в виде взаимосвязанных модулей.

Среди других особенностей АИС следует назвать обработку больших объемов информации по сравнительно простым алгоритмам, высокий удельный вес логической обработки данных (сортировка, группировка, поиск, корректировка) и представление большей части информации в виде документов.

2. Цель и задачи ЭИС в управлении компанией

Основная цель разработки и применения ЭИС - создание современной информационной инфраструктуры для управления компанией. В управлении компанией принято выделять три уровня: стратегический, тактический (управленческий), оперативный (операциональный) - см. рис.1.

Основные задачи ИС:

· на стратегическом уровне – обеспечение высшего руководства информацией о долгосрочных тенденциях в развитии бизнеса, лучших технологиях, методах управления и способах изменения бизнеса для выработки долгосрочной стратегии компании, обеспечивающей ее конкурентное преимущество;

· на тактическом уровне – максимально быстрое и качественное обеспечение специалистов среднего и высшего звеньев руководства оперативной и аналитической информацией, способствующей подготовке и принятию наилучших решений;

· на оперативном уровне – качественное и быстрое выполнение рутинных операций, связанных с обеспечением информационных процессов по вводу и обработке первичной информации и представлению необходимых документов.

Рис.1. Пирамида иерархии уровней управления компанией

Принятие решения – это выбор наилучшего в определенном смысле варианта решения из множества допустимых - на основании имеющейся информации.

На самом деле основная работа экономиста и бизнесмена состоит в постоянном выборе наиболее подходящего решения. Принятие решения связано с многочисленными рисками и они тем меньше, чем более быстро и полно будет подготовлена информация, необходимая для принятия решения. В этом и заключается одна из главных функций ЭИС: оперативная поставка достоверной информации в процесс принятия решения.

ЭИС для подготовки и принятия решения могут использовать:

· отдельные пользователи,

· предприятия (компании, фирмы, учреждения – будем считать их синонимами в данном курсе),

· отрасли,

· национальная экономика в целом.

На уровне предприятия АИС позволяет решить широкий класс задач, обеспечивая решение задач всех других уровней – что обеспечивает данным АИС приоритетное внимание. В реальности компания может использовать несколько информационных систем, которые могут работать независимо друг от друга. Но, как правило, в этом случае создается интегрированная система управления, их объединяющая и обеспечивающая единое информационное пространство. Типичным примером организации единого информационного пространства на небольшом предприятии является использование нескольких простых специализированных учетных систем - бухгалтерской, складской и базы данных по клиентам. Поскольку каждая из этих систем дает представление только о каких-то своих аспектах деятельности предприятия, то для получения сводной картины данные из них вводятся в общую систему, которая позволяет руководителям предприятия видеть общую картину состояния предприятия и прогнозировать динамику его развития.

При создании информационной системы возникает задача объективной оценки качества ее функционирования. Такая оценка особенно актуальна, так как современные информационные системы - это сложные и дорогостоящие проекты.

Критериями оценки функционирования ЭИС могут быть:

· отношение объема информации в базе данных к объему информации на объекте управления;

· время обработки информации в ЭИС;

· время, которое потребители расходуют на запрос информации и ее использование;

· сумма капитальных вложений и текущих затрат на создание, эксплуатацию и развитие ЭИС;

· отношение объемов входной и выходной информации;

· доля избыточной информации в общем объеме данных.

3. Классификация ЭИС (базовая)

ЭИС классифицируются по многим аспектам. Рассмотрим базовую классификацию ЭИС по функциональному признаку, режиму работы ЭИС и способу распределения вычислительных ресурсов.

Среди ЭИС выделяются информационные системы для управления технологическими процессами на предприятии и системы административно - организационного типа (для обслуживания коллектива специалистов, осуществляющих управление предприятием).

В данном курсе будем рассматривать административно-организационные системы.

1) С функциональной точки зрения можно выделить такие классы ЭИС:

· системы обработки данных (СОД),

· автоматизированные системы управления (АСУ),

· информационно-поисковые системы (ИПС).

Многие реальные ЭИС обладают чертами нескольких из названных классов.

Для СОД характерно наличие математических соотношений, которые позволяют вычислять значения элементов выходной информации по известным значениям входной информации без применения методов оптимизации процессов управления экономическим объектом.

Пример: программы расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования статистической отчетности и т.п.

СОД производит информационное обслуживание специалистов, принимающих управленческие решения. Решение, принятое на основе представленной информации, передается на управляемый объект, минуя СОД. Можно трактовать СОД как систему, которая преобразует поток входной информации в поток выходной информации.

Если СОД способна выполнять выбор управленческих решений (автономно или с участием специалистов), то она становится автоматизированной системой управления - АСУ. Принятие решений системой может производиться на основе экономико-математических методов, либо путем моделирования действий специалиста по принятию управленческого решения.

Пример: программы оптимального управления запасами материалов и полуфабрикатов на складах предприятия - АСУ прогнозирует поступление материалов и их расход на основное производство, а в случае несоблюдения норм запаса материалов формирует заявки предприятиям-поставщикам.

Информационно-поисковые системы (ИПС) предназначены для отыскания в множестве документов тех, которые посвящены указанной в запросе теме или содержат необходимые сведения.

При вводе в ИПС каждый документ индексируется:

• определяются темы, которые отражаются в данном документе,

• запись в виде поисковых образов на языке, принятом в ИПС.

Чтобы при помощи ИПС можно было отыскать документы по запросу, сам запрос также должен быть проиндексирован. Процесс поиска осуществляется путем сопоставления поисковых образов документов с поисковым образом запроса. При полном или частичном совпадении образов документ считается соответствующим запросу и выдается пользователю.

2) В ЭИС могут применяться два режима решения задач - пакетный и диалоговый.

При пакетном режиме обработки данные в системе накапливаются до тех пор, пока не наступит заданный момент времени, или объем данных не превысит некоторый предел. Затем имеющаяся информация обрабатывается. При пакетном режиме обработки данных потребитель информации обособлен от процесса ее обработки. Пакетная система снижает оперативность принятия решений.

Пример: система сбора и группировки статистической отчетности предприятий.

При диалоговом (интерактивном) режиме работы происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Роль «активного» элемента пользователь и система выполняют попеременно. Последовательность команд, задаваемых пользователем в диалоговом режиме работы, не является фиксированной заранее, как правило, зависит от результатов ранее выполненных команд.

Необходимость диалога с системой возникает при решении экономических задач с многовариантной логикой.

Пример: расчеты по распределению ресурсов между несколькими потребителями.

3) По способу распределения вычислительных ресурсов выделяются локальные и распределенные (сетевые, корпоративные) ЭИС.

Локальная система использует одну ЭВМ, а в распределенной системе организуется взаимодействие нескольких ЭВМ, соединенных между собой каналами связи. Отдельные компоненты информационной системы могут быть территориально удалены друг от друга.

Каждый из процессов в распределенной информационной системе может обрабатывать локальные данные, принимая соответствующие решения и по другим информационным процессам обмениваться информацией через сеть с целью обработки данных, расположенных в других узлах сети.

4. Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Экономическая информационная система имеет функциональные и обеспечивающие подсистемы.

Функциональные подсистемы обеспечивают выполнение задач и назначение информационной системы, реализуют функциональное управление, т.е. управление, основанное на четком определении выполняемых материальной системой задач различного уровня иерархии, на принципах разделения труда и назначения для их осуществления исполнителей.

Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

· уровень управления предприятием (стратегический, тактический, оперативный);

· вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т. п.);

· сфера применения (банковские, для фондового рынка и т. п.);

· функции управления и период управления.

Функциональные подсистемы соответствуют видам производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Каждый производственный объект осуществляет, во-первых, основное производство. Для функционирования основного производства возникает вспомогательное производство. Кроме того, необходимо организовать процессы снабжения и сбыта и т.п. Каждый из этих процессов представляет собой самостоятельный объект управления. Таким образом, в состав функциональных подсистем входят, как правило, следующие подсистемы:

· технико-экономическое планирование;

· оперативное управление основным производством;

· управление технической подготовкой производства;

· управление материально-техническим снабжением;

· управление сбытом и реализацией продукции;

· управление качеством;

· бухгалтерский учет;

· кадры и др.

В отличие от обеспечивающих подсистем функциональные подсистемы имеют четкую специализацию. При этом у них есть еще и общая задача: максимально быстро и точно предоставлять информацию о положении дел в организации (в соответствии со своими задачами).

Функциональные подсистемы составляют интеллектуальную основу ЭИС и имеют, как правило, интерактивный характер, поэтому эффективность их работы во многом определяется деятельностью связанных с ними работников. Именно компоненты функциональных подсистем служат достижению целей организации.

Целью обеспечивающих подсистем является обеспечение решения задач функциональных подсистем ЭИС, т.е. представляют собой фундамент для функциональных подсистем. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от вида ЭИС. Обеспечивающие подсистемы включают информационное обеспечение, техническое, программное, математическое, технологическое, обеспечение информационной безопасности, лингвистическое, организационное, правовое и эргономическое.

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для автоматизированного обслуживания, файлы информации на соответствующих носителях, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.

Техническое обеспечение (ТО) – компьютерно-сетевое обеспечение - представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу ЭИС. Центральное место среди всех технических средств занимает ПЭВМ. Структурными элементами технического обеспечения наряду с техническими средствами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий эти технические средства персонал.

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ЭИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла ЭИС.

Математическое обеспечение (МО) — это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач в пределах разрабатываемой ЭИС. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решении (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т.д.). Техническая документация по этому виду обеспечения содержит описание задач, экономико-математические модели задач, контрольные примеры их решения. Персонал составляют специалисты по организации управления объектом, проектировщики задач управления, специалисты по вычислительным методам.

Технологическое обеспечение (ТхО) – реализует информационные процессы в информационных системах организационного управления с помощью ЭВМ и других технических средств. ТхО отражает особенности и специфику работы ЭИС, может быть представлено описанием взаимосвязанных действий системы по преобразованию исходных данных в информацию, предназначенную для конечного пользователя.

Обеспечение информационной безопасности (ОИБ) – организация комплекса мер по использованию специальных средств, методов и мероприятий с целью предотвращения потери информации, сегодня ОИБ активно развивается.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, составления информационных единиц в ходе общения персонала со средствами ВТ. ЛО включает информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов); языки управления/манипулирования данными информационной базы; языковые средства информационно-поисковых систем; языковые средства автоматизации проектирования; систему терминов и определений процесса разработки и функционирования ЭИС.

Организационное обеспечение (ОО) представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования ЭИС. Организационное обеспечение реализуется в различных методических и руководящих материалах по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации ЭИС.

Правовое обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении ЭИС. Правовое обеспечение на этапе разработки включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика.

Эргономическое обеспечение (ЭО) как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ЭИС, предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека, для ее быстрейшего освоения.

Итак, функциональные и обеспечивающие подсистемы существенно зависят друг от друга: существование функциональных подсистем без обеспечивающих подсистем невозможно, а обеспечивающих подсистем без функциональных – бессмысленно.

P.S. “Развернутая классификация и эволюция информационных систем” – самостоятельное изучение, см. Хортонен Л.С. Теоретические основы экономических информационных систем // Метод. пособие. - Астрахань: Изд-во АГТУ, 2010. – 100с.