Тема 9. Информационные технологии электронного
офиса.
1. Понятие
электронного офиса. Эволюция офисной информационной технологии.
2.
Характеристика основных компонентов автоматизации офиса.
3.
Информационные системы управления электронным документооборотом.
1. Понятие
электронного офиса. Эволюция офисной информационной технологии.
Офис –
место, где совершается служба или деловые операции персоналом предприятия,
облеченным доверием и властью принимать управленческие решения.
Исторически автоматизация началась на производстве и
затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной
секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация
офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в
ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую
традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными
звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти
системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и
наилучшее обеспечение управленцев информацией.
ИТ-гия автоматизированного
(электронного) офиса – организация и
поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней
средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и
работы с информацией.
Преимущества электронного офиса:
¾
офисные
автоматизированные технологии особенно привлекательны для группового решения
проблем;
¾
они позволяют
повысить производительность труда конторских работников и дают им возможность
справляться с возрастающим объемом работ;
¾
улучшение
принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации
способно обеспечить экономический рост фирмы.
2. Характеристика основных компонентов
автоматизации офиса.
Основные компоненты автоматизации офиса представлены
на рис. 3.3.1.
База данных
является основным компонентом любой технологии. В автоматизированном офисе БД
концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы. Например, в БД
могут собираться сведения об ежедневных продажах, передаваемые торговыми
агентами фирмы на главный компьютер, или сведения об еженедельных поставках
сырья. Информация в БД может также поступать из внешнего окружения фирмы.
Например, могут ежедневно по электронной почте поступать сведения о курсе валют
и котировках ценных бумаг, в т.ч. и акций этой фирмы, которые ежедневно
корректируются в соответствующем массиве БД.
Специалисты должны владеть основными технологическими
операциями по работе в среде баз данных.
Информация из БД поступает на вход компьютерных
приложений, любое компьютерное приложение обеспечивает работникам связь друг с
другом и с другими фирмами.
|
Компьютерные офисные технологии |
|
Некомпьютерные офисные
технологии |
|
|
Текстовый процессор |
Конференции |
||
|
Электронная почта |
аудио |
видео |
|
|
Аудиопочта |
факс |
||
|
Табличный процессор |
ксерокс |
||
|
Электронный календарь |
Другие средства оргтехники |
||
|
Компьютерные конференции |
|||
|
Телеконференции |
|||
|
Хранение изображений |
|||
|
Управленческие программы |
|||
|
|
|||
Информация для
менеджеров, принимающих решения, и для передачи во внешнюю среду.
Рис. 3.3.1 Основные компоненты
автоматизации офиса.
Полученная из баз данных информация может быть
использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи,
тиражирования и хранения.
Краткая характеристика компьютерных офисных
технологий.
Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она
напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения
на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы
получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство
для преобразования аудиосигналов в цифровой код и
обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может быть успешно
использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение
должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение
предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных
сотрудников для передачи им сообщения.
Главным преимуществом аудиопочты
по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не
нужно вводить данные с клавиатуры.
Электронный
календарь предоставляет еще одну
возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и
манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников
организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другие
мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи
клавиатуры. Система дополнительно дает возможность получить доступ к календарям
других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их
собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается
особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни
которых расписаны надолго вперед.
Техническое и программное обеспечение электронного
календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.
Более того, программного обеспечения календаря часто является составной частью
программного обеспечения электронной почты.
Хранение
изображений.
В любой фирме необходимо длительное время хранить
большое количество документов. Их количество может быть так велико, что
хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея
хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой
форме.
Хранение изображений является перспективной офисной
технологией и основывается на использовании специального устройства –
оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение
документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти
компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой
момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения
изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так,
на 5-дюймовом оптическом диске можно записать около 200 тыс. страниц.
Краткая характеристика некомпьютерных офисных
технологий.
Аудиоконференции используют аудиосвязь для
поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или
подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная
дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем
двум участникам. Создание аудиоконференций не требует
наличия компьютера. Использование аудиоконференций
облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих
условий:
1.
количество
участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более 6),
чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемых проблем;
2.
программа
конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием
факсимильной связи;
3.
перед тем, как
начать говорить, каждый участник должен представляться;
4.
должны быть
организованы запись конференции и ее хранение;
5.
запись
конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.
Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. В
процессе видеоконференции ее участники,
удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на
телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным
изображением участников передается звуковое сопровождение и различные виды
другой информации (таблицы, графики, карты, тексты), сопровождая обсуждение
специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и
используя информацию, хранящуюся в различных базах данных. Для этого необходимо
объединить в интегральный комплекс телевизионные видеокамеры, видеомагнитофоны,
передающие видеокамеры на месте событий, аппаратуру передачи данных, модемы,
компьютеры, акустическую аппаратуру.
Можно отметить следующие возможности видеоконференций:
¾
оперативное
оповещение и быстрый сбор участников, поскольку аппаратура видеоконференций
используется многочисленными конференциями и должна быть всегда готовой к
действию; именно коллективное использование дает основу для экономической
целесообразности данного направления информационного общения;
¾
видеоконференции
не имеют жестких ограничений на число присутствующих;
¾
видеоконференции
могут сопровождать уникальные события и действия на Земле, под водой, в
космосе;
¾
видеоконференции
могут объединять людей из совершенно различных отраслей деятельности,
показывать, как решать реальные проблемы, выходящие за рамки одной науки.
Наиболее популярны 3 конфигурации построения
видеоконференций:
¾
односторонняя
видео- и аудиосвязь. Видео- и аудиосигналы
идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к
исполнителям;
¾
односторонняя
видео- и двусторонняя аудиосвязь;
¾
двусторонняя
видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой
конфигурации используется двусторонняя видео- и аудиосвязь
между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.
Технологии мультимедиа и
видеоконференций многое сближает: сочетание аудио- и видеосигналов, машинной
графики, текста и других медиа. В этом смысле видеоконференции можно
рассматривать как одно из направлений мультимедиа. Вместе с тем технология
мультимедиа, используемая в компьютерных сетях, становится основой для
видеоконференций другого типа – мультимедиа-конференций. Таким образом, происходит
объединение технологий видеоконференций с технологией мультимедиа, что дает
практически необозримые возможности.
Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные
и командировочные расходы, большое количество фирм применяют их не только по этой
причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем
максимальное количество менеджеров и других работников, территориально
удаленных от главного офиса.
Факс – устройство для дистанционного точного
воспроизведения графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Суть
передачи – преобразование документа путем сканирования в последовательность
строк, состоящих из элементов, значение которых связано с передаваемым
сообщением. Приемный аппарат принимает последовательные сигналы в строках и
последовательно строки сообщения «сворачивает» в изображение на бумаге.
Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной
обработке, например, сканированию и т.д.
Ксерокс – устройство для копирования документов. При этом
обеспечиваются высокое качество, включая цветность; большая скорость
копирования; увеличение или уменьшение изображений; компоновка изображения
электронным образом из нескольких исходных фрагментов с их увеличением или
уменьшением.
3. Информационные системы управления электронным документооборотом.
На российском рынке предлагается достаточно широкий
выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. Информационные
системы управления документами (ИСУД) можно разделить на следующие виды:
¾
Системы
управления документами (Electronic Document
Management – EDM).
¾
Системы
автоматизации делопроизводства (САД).
¾
Системы
управления документооборотом.
¾
Корпоративные
ИСУД.
¾
Системы
управления информацией (порталы) – Information Management.
¾
Системы
управления образами документов (Imaging
systems).
¾
Системы
управления потоками работ (Workflow
Management).
Системы управления документами:
¾
акцентируют
внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание,
рецензирование, редактирование и подготовку к распространению;
¾
обеспечивают
поддержку документов различных форматов;
¾
возможно создание
составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов
разных форматов, причём составной документ может быть опубликован как единое целое;
¾
сопровождают
создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;
¾
выполняют
автоматическое архивирование документов.
Примеры
систем управления документами: Documentum, «Эффект-Офис», «Евфрат-Документооборот».
Информационные системы автоматизации делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов
в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Термин «система автоматизации делопроизводства» имеет
русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Интересной особенностью
систем данного класса является то, что к ним можно отнести только продукты
российских производителей. Идеология САД основана на правилах и традициях
российского делопроизводства, причём они не только учитывают его специфику, но
жёстко к ней привязаны.
Основные особенности российской модели
делопроизводства следующие:
¾
регистрация
документов;
¾
централизованный
контроль исполнения документа с самого момента его утверждения или поступления
в организацию;
¾
единые нормы
документооборота для всех организаций независимо от их сферы деятельности.
Пользователями этих систем являются сотрудники
ограниченного числа структурных подразделений предприятия, например,
канцелярии, общие отделы, экспедиции, управление делами, секретариаты.
Примеры САД: «Босс-Референт», «Дело», Lan Docs.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально
контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе
информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только
регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над
документами. Пользователями систем управления документооборотом являются
отдельные сотрудники многих подразделений, вовлечённых в какой-то общий
бизнес-процесс.
Пользователями корпоративных ИСУД являются
практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
От внедрения корпоративных СУЭД можно получить два
типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические
преимущества связаны в основном с
сокращением затрат. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть
просчитаны на основе подсчёта того, сколько можно убрать физических шкафов для
хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов,
которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Эксперты фирмы «Siemens Business Services»
утверждают, что на 20-25% возрастает производительность труда персонала при
использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного
хранения электронных документов в сравнении с бумажными.
К стратегическим относятся преимущества, которые
связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия, например с
ростом оборота или прибыли, если речь идёт о коммерческих процессах, или с
улучшениями качества работы, принятия решений, обслуживания, если речь идет о
вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее
измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие
группы.
1. Средний уровень достигаемых преимуществ:
- улучшения в доступе к информации;
- улучшения в качестве обслуживания;
- улучшения в контролируемости процессов;
- улучшения в результатах аудиторских проверок;
- улучшения в процессе гарантийного обслуживания;
- улучшения качества продуктов/услуг;
- улучшения финансовых оборотов.
2. Высокий уровень достигаемых преимуществ:
- более быстрое и качественное принятие решений;
- усиление контроля со стороны руководства;
- обеспечение соответствия существующим правилам и
законам;
- более быстрый вывод на рынок готовых продуктов и
услуг;
- улучшение морального
климата и степени удовлетворения сотрудников своим трудом;
- более широкий набор предлагаемых продуктов и
предоставляемых услуг.
Системы управления информацией обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet
и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания
информационных порталов.
Системы управления образами документов преобразуют информацию с бумажных носителей в
цифровой формат, после чего документ может быть использован для работы уже в
электронной форме. При этом простого сохранения отсканированного документа
недостаточно. Системы управления образами позволяют снабдить графическое
изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в
системе делопроизводства.
Системы управления потоками работ часто называют системами управления деловыми
процессами. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он
должен сделать, и все необходимые для этого данные. Идеология системы управления
потоками работ (workflow) предполагает, что
пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу –
определение последовательности действий, доставку необходимой информации,
контроль своевременности исполнения работы и прочее – выполняет система workflow.
Используются в целях ускорения бизнес-процессов,
увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.
Вопросы к теме.
1. Понятие электронного офиса.
Преимущества электронного офиса.
2. БД как основной компонент
автоматизации офиса.
3. Краткая характеристика
компьютерных офисных технологий
4. Краткая характеристика
некомпьютерных офисных технологий
5. Виды информационных систем
управления документационным обеспечением предприятия: системы управления
документами.
6. Виды информационных систем
управления документационным обеспечением предприятия: информационные системы
автоматизации делопроизводства и системы управления документооборотом.
7. Виды информационных систем
управления документационным обеспечением предприятия: корпоративные ИСУД.
8. Виды информационных систем
управления документационным обеспечением предприятия: системы управления
информацией (порталы).
9. Виды информационных систем
управления документационным обеспечением предприятия: системы управления
образами документов.
10.
Виды информационных систем управления документационным обеспечением
предприятия: системы управления потоками работ.