Тема 6 Экономические информационные системы.

 

1.     Понятие экономической информационной системы (ЭИС).

2.     Преимущества внедрения АИС в сферу управления и бизнеса.

3.     ЭИС на различных уровнях управления.

4.     Вопросы к теме

1. Понятие экономической информационной системы (ЭИС).

С учётом сферы применения выделяют:

¾   технические информационные системы;

¾   экономические информационные системы;

¾   информационные системы в гуманитарных областях.

Под экономической информационной системой понимается система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей.

Конечная цель функционирования экономической информационной системы - эффективное управление экономической системой (экономическим объектом): промышленным предприятием, торговой организацией, коммерческим банком, государственным учреждением и т.д.

Рассмотрим место экономической информационной системы в управлении экономическими объектами (см. рис. 2.1).

Рис. 2.1. Место экономических информационных систем в контуре системы управления

С помощью экономической информационной системы может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна. Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов её переработки. Таким образом, П1 – не формализуемая часть директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления (прямая связь); О1 – не формализуемая часть отчётной информации о выполнении принятых решений, направляемая в обратном направлении, то есть, от объекта управления к субъекту управления (обратная связь).

Экономическая информационная система представляет собой часть системы управления, предназначенную для работы с формализованной информацией, то есть, в экономической информационной системе от объекта управления направляется только та часть информации – О2, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера; аналогично от управленческого аппарата передаётся в экономическую информационную систему лишь часть директивной информации – П2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. По Дику В.В., доля информации, обрабатываемой в экономической информационной системе, для различных уровней управления колебалась по отношению к общему объёму в 1995 г. от 10 до 20%. Адамадзиев К.Р. считает, что к 2001 г. эта доля составляет не менее 50%.

Таким образом, экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Как известно, информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированнымим, или сокращённо АИС.

Первоначально большинство экономических АИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учёт товаров и материалов, расчёт зарплат, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчётов на среднем уровне: расчёты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д. Современные экономические автоматизированные информационные системы способны представлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Экономические АИС используются в различных направлениях деятельности предприятия для решения разнообразных задач, например,

в системе маркетинга для

¾   исследования рынка и прогнозирования продаж;

¾   управления продажами;

¾   выработки рекомендаций по производству новой продукции;

¾   анализа и установления цены;

¾   учета заказов.

в системе кадров для

¾   анализа и прогнозирования потребности в трудовых ресурсах;

¾   ведения архивов записей о персонале;

¾   анализа и планирования подготовки кадров.

Производственные информационные системы используют для

¾   планирования объёмов работ и разработки календарных планов;

¾   оперативного контроля и управления производством;

¾   анализа работы оборудования;

¾   формирования заказов поставщикам;

¾   управления запасами.

Финансовые и учётные системы используют для

¾   управления портфелем заказов;

¾   управления кредитной политикой;

¾   разработки финансового плана;

¾   финансового анализа и прогнозирования;

¾   контроля бюджета;

¾   ведения бухгалтерского учета и расчёта заработной платы.

2. Преимущества внедрения АИС в сферу управления и бизнеса.

Не существует никаких универсально применимых приемов или твердых принципов, которые бы делали управление эффективным. Однако существуют подходы, которые помогают руководителям повысить вероятность эффективного достижения целей организации.

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию.

Чем сложнее и больше система операций, которые выполняет предприятие, тем труднее управлять этой системой. В современном мире хозяйственные процессы и связи между ними становятся все более сложными, и многие предприятия прибегают к использованию информационных систем для улучшения не только своего имиджа, но и получения вполне осязаемых выгод.

АИС может внести свой вклад следующими способами:

¾   АИС может улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства.

Например, в производственной организации ИС может контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака. В организациях, ведущих прием клиентов, ИС используются для ускорения обслуживания, в консалтинговых фирмах — для быстрого поиска эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае, интересующем клиента.

¾   АИС увеличивает эффективность и производительность.

Предположим, что в компании происходят задержки на сборочном конвейере из-за того, что цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве имеется на складе. ИС могла бы внести свой вклад, отслеживая количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это необходимо.

¾ АИС предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.

Информация о продажах, собранная оптовым поставщиком, может помочь своевременно обнаружить спад в продаже отдельных товаров, давая возможность выяснить причины и принять меры.

¾ АИС улучшает коммуникации.

Находясь в командировках, дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

¾ АИС улучшает использование знаний.

Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.

3. ЭИС на различных уровнях управления.

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объём работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы, и её роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в различных объёмах и разной степени обобщения.

Информационные системы оперативного (операционного) уровня поддерживают специалистов-исполнителей, отрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, кредиты, поток материалов и сырья и т.д.) Назначение информационной системы на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок фирмы, что соответствует оперативному управлению. Информационные системы оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информацию извне, либо не выдаёт информацию. Кроме того, система – это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную и архивную информацию.  Примеры ИС оперативного уровня:

¾   бухгалтерские;

¾   банковских депозитов;

¾   обработки заказов;

¾   регистрации авиабилетов и т.д.

Информационные системы специалистов. Задача подобных информационных систем – интеграция новых сведений в организации и помощь в обработке бумажных документов. Такие системы наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

1.     информационные системы офисной автоматизации;

2.     информационные системы обработки знаний.

Информационные системы офисной автоматизации выполняют следующие функции:

¾   обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

¾   производство высококачественной печатной продукции;

¾   архивация документов;

¾   электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

¾   электронная и аудиопочта;

¾   видео- и телеконференции.

Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтера, секретари, клерки. Основная цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

Информационные системы обработки знаний, в том числе экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, учёным при разработке или создании нового продукта.

Информационные системы для менеджеров среднего звена используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования.

Основные функции этих информационных систем:

¾   сравнение текущих показателей с прошлыми;

¾   составление периодических отчётов за определённое время, а невыдача отчётов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

¾   обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие и системы поддержки принятия решений.

Управленческие информационные системы обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчётов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня. Управленческие информационные системы имеют крайне небольшие аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Эти системы позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные. Они отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день. Имеют технологию максимально ориентированную на пользователя. Например, их рекомендации могут пригодиться  при принятии решения покупать оборудование или взять его в аренду и др.

Стратегические информационные системы.   Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя определить конкурентов, а также наладить наиболее тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем – стратегический.

Стратегическая информационная система – компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.

В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая – на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.

Вопросы к теме

1.      Определение ЭИС.

2.      Приведите структурную схему, раскрывающую место ИС в общем контуре организационного управления.

3.      Эволюция области использования ЭИС.

4.      Перечислите типовые виды деятельности, реализуемые с помощью ИС. Каковы типовые функции ИС в каждом из названных случаев?

5.      Каковы преимущества внедрения АИС в сферу управления и бизнеса?

6.      Приведите классификацию ИС в зависимости от функционального признака с учётом уровней управления и квалификации персонала.

7.      Дайте характеристику ИС оперативного (операционного) уровня управления.

8.      Дайте характеристику ИС специалистов.

9.      Дайте характеристику ИС для менеджеров среднего звена управления.

10. В чём отличие управленческих ИС от систем поддержки принятия решений?

11. Дайте характеристику стратегическим ИС.