Тема 9 Состав и структура информационного обеспечения (ИО)
1. Понятие
информационного обеспечения.
5. Тесты
1. Понятие информационного обеспечения.
Информация, необходимая для обеспечения
функционирования системы управления, представляет собой ИО.
ИО формируется в результате обработки специфического
сырья – данных. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты,
состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель: бухгалтерские
и финансовые документы, дисплеи, магнитные носители и т.д.
Основное назначение ИО заключается в формировании и накоплении информации, внесении
своевременных изменений в информационную базу, хранении и защите данных, поиске
информации и выдаче ее по запросам пользователей в соответствии с разработанной
технологией.
К основным функциям ИО относятся следующие:
1. наблюдение за ходом производственно-хозяйственной
деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их
отклонения от заданных режимов;
2. унификация и подготовка к обработке первичных документов,
отражающих состояние управляемых параметров;
3. представление информации на различные уровни
управления для выработки управленческих решений;
4. осуществление прямой и обратной связи между объектами
и субъектами управления;
5. ускорение процесса управления, т.е. получение нужной
информации в заданные сроки.
Структура ИО ЭИС приведена на рис.2.1.
Рис.2.1 Структура ИО ЭИС.
ИО ИС состоит из двух частей: внемашинного ИО и внутримашинного ИО.
2. Внутримашинное ИО
Внутримашинное
ИО включает все виды специально
организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия
техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний,
а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ.
Терминологически понятия «файл» и «массив» близки по
содержанию. И тот, и другой представляют собой совокупность жестко
организованной и поименованной информации. Однако для файла точно определено
место его расположения – магнитный диск, а массив информации может быть
расположен в памяти ЭВМ, может быть представлен совокупностью однородных
бумажных документов.
Массивы данных являются основной частью
внутримашинного ИО.
По отношению к системе управления массивы подразделяются на:
¾ входные,
содержащие данные директивного характера, поступающие извне от вышестоящих
органов;
¾ выходные, содержащие
информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Они содержат
совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих
решений на уровне руководителей подразделений;
¾ внутренние,
которые создаются и используются внутри ЭИС. С позиций содержания внутренние
массивы делятся на базисные и служебные. Базисные массивы содержат
данные, которые непосредственно используются для решения задач. Служебные
массивы предназначены для управления процедурами обработки данных и повышения
качества результатной информации. Они содержат справочники, языковые средства
описания данных и т.д.
По длительности использования массивы подразделяются на постоянные,
условно-постоянные и переменные.
В постоянных массивах
содержатся неизменные данные (физические и материальные константы).
В ЭИС используются, как правило,
условно-постоянные и переменные массивы.
В условно-постоянных массивах
фиксируется информация, остающаяся неизменной в течение определенного,
достаточно длительного времени. В составе условно-постоянных массивов выделяют
следующие группы массивов:
¾ нормативные (нормы затрат материальных и трудовых
затрат и т.д.);
¾ планово-договорные (плановые показатели работы
предприятий и их подразделений и др.);
¾ справочно-табличные (справочные данные по персоналу,
по характеру выполняемых работ и т.д.);
¾ расценочные (цены на материалы, готовую продукцию и
т.д.);
¾ регламентирующие (данные о правовых и должностных
обязанностях производственного, обслуживающего и управленческого персонала и
др.) и т.д.
Переменные
массивы включают постоянно изменяющиеся данные. Различают следующие виды
переменных массивов:
¾ оперативные;
¾ накапливаемые
(хранимые) – чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию,
необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, для сравнения,
сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчетов нарастающим
итогом;
¾ промежуточные
– возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего
информацию от задачи к задаче или внутри задач, формирование этих массивов
связано с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного
значения для целей управления.
Все виды массивов составляют информационный фонд
компьютерной системы.
При
формировании информационного фонда необходимо учитывать следующие требования:
¾ полное отражение состояния объекта без необоснованной
избыточности данных;
¾ однократное фиксирование данных и обеспечение
многократного их использования;
¾ исключение расчетных данных из первичных массивов;
¾ рациональное построение фонда, обеспечивающее
минимизацию времени поиска данных;
¾ обеспечение надежности хранения данных;
¾ обеспечение точного и своевременного внесения
изменений;
¾ применение эффективных технических носителей.
Для
наиболее эффективной организации информационного фонда создаются и используются
специальные программы – программы организации информационного фонда. Эти
программы обеспечивают:
¾ реализацию процессов создания и функционирования
информационного фонда;
¾ выполнение всех необходимых вычислительных и
логических действий над данными;
¾ проверку достоверности данных;
¾ защиту данных;
¾ одновременную работу нескольких прикладных программ;
¾ поиск информации по запросам пользователей в
диалоговом режиме.
В
настоящее время внутримашинное ИО проектируется в виде банка данных.
Банк
данных – автоматизированная система, представляющая собой совокупность
информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих
хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных.
Главными
составляющими банка данных являются база данных и СУБД.
База
данных (БД) – специальным образом организованное хранение информационных
ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное
взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.
Для ввода БД в ЭВМ, дополнения ее новой информацией,
поиска в ней необходимых сведений с целью их обработки, корректировки и вывода
на дисплей или печать служит специальный комплекс взаимосвязанных программ,
получивший название системы управления базами данных.
Таким образом, СУБД - это совокупность программ
и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз
данных.
3. Внемашинное ИО.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы,
места возникновения первичной информации и использования результатной
информации.
В результате анализа потоков информации должны быть
выделены:
¾ документы, данные, источники данных, потребители
данных, связи и отношения между ними;
¾ способы кодирования данных;
¾ динамика генерирования данных источниками;
¾ динамика потребности в результирующих данных;
¾ свойства и характеристики потока информации
(оперативность обработки; наличие дублирующих записей и связей, объем памяти
данных, график нагрузки в системе обработки данных и др.).
Построение схем информационных потоков,
позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ,
обеспечивает:
¾ исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
¾ классификацию и рациональное представление информации.
При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи
движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели
необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому
исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по
совершенствованию всей системы управления.
Унифицированные системы документации создаются на
государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная
цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного
производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:
¾ к унифицированным системам документации;
¾ к унифицированным формам документов различных уровней
управления;
¾ к составу и структуре реквизитов и показателей;
¾ к порядку внедрения, ведения и регистрации
унифицированных форм документов.
Однако, несмотря на существующие
унифицированные системы документации, при обследовании большинства организаций
постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
¾ чрезвычайно большой объем документов для ручной
обработки;
¾ одни и те же показатели часто дублируются в разных
документах;
¾ работа с большим количеством документов отвлекает
специалистов от решения непосредственных задач;
¾ имеются показатели, которые создаются, но не
используются и др.
Поэтому устранение указанных
недостатков является одной из задач, стоящих при создании ИО.
Система классификации и кодирования
информации.
1. Классификация
– распределение множества объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) на
подмножества (классы) в соответствии с определенным признаком, который
позволяет установить сходство или различие объектов.
Признак сходства
или различия, на основании которого проводится классификация, называется основанием классификации (реквизитом).
Применительно
к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами. Например, всю
информацию об университете можно классифицировать по многочисленным
информационным объектам, которые будут характеризоваться общими свойствами:
¾ информация о студентах – в виде информационного
объекта «студент»;
¾ информация о преподавателях – в виде информационного
объекта «Преподаватель»;
¾ информация о факультетах - в виде информационного
объекта «Факультет».
¾ (Задание: выделить информационные блоки для информации
о факультете).
2.
Разработаны 3 метода классификации объектов: иерархический, фасетный,
дескрипторный.
Иерархическая система классификации
строится следующим образом:
¾ исходное множество элементов составляет нулевой
уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на
классы, которые образуют первый уровень;
¾ каждый класс первого уровня в соответствии со своим,
характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые
образуют второй уровень и т.д. (см. рис. 2.2.).
рис. 2.2. Иерархическая система
классификации.
Пример. Задача – создать иерархическую систему классификации
для информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
Система
классификации представлена на рис. 2.3 и будет иметь следующие уровни:
рис. 2.3 Пример иерархической классификации для
информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
0-ой уровень. Выбирается
классификационный признак – название отделения.
1-ой уровень. Выбирается
классификационный признак – название отделения.
2-ой уровень. Выбирается классификационный признак –
занимаемое положение: преподаватели, учебно-вспомогательный персонал, студенты.
3-ой уровень. Классификационный признак – пол: мужской,
женский.
4-ой уровень. Классификационный признак – положение по
тарифной сетке: преподаватели штатные,
совместители, почасовики.
5-ый уровень. Классификационный признак – наличие детей у
женщин: есть, нет.
(Задание. Создать иерархическую систему
классификации для информационного объекта «Факультет. Успеваемость»).
Количество уровней
классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания
деления, характеризует глубину
классификации.
Достоинства иерархической системы классификации:
¾ простота построения;
¾ использование независимых классификационных признаков
в различных ветвях иерархической структуры.
Недостатки
иерархической системы классификации:
¾ жесткая структура, которая приводит к сложности
внесения изменений, т.к. приходится перераспределять все классификационные
группировки;
¾ невозможность группировать объекты по заранее
непредусмотренным сочетаниям признаков.
При фасетной классификации
определяются признаки (фасеты) и устанавливается набор конкретных значений для
каждого признака, в соответствии с которым и образуются независимые
классификационные группировки объектов в процессе решения задач на ЭВМ.
Пример. Задача – создать фасетную систему классификации для
информационного объекта «Факультет. Биографические сведения».
Сгруппируем и представим в виде таблицы (рис. 2.4) все
классификационные признаки по фасетам:
|
Название
отделения |
Занимаемое
положение |
Пол
|
Положение
по тарифной сетке |
Дети
|
|
МЭ ПИ ИТ ЭСТ Ком. ТЭ НЭ |
Преподаватель Учебно-вспом. персонал Студенты |
Жен. Муж. |
Штатные Совместители Часовики |
Есть Нет |
Рис. 2.4. Пример фасетной системы классификации для информационного
объекта «Факультет. Биографические сведения».
¾ фасет название отделения с семью названиями
отделений;
¾ фасет занимаемое положение с тремя группами;
¾ фасет пол с двумя градациями;
¾ фасет положение по тарифной сетке с тремя
градациями;
¾ фасет дети с двумя градациями.
Структурную
формулу любого класса можно представить в виде: Ks=(отделение, занимаемое положение, пол, положение по
тарифной сетке, дети).
Присваивая
конкретные значения каждому фасету получим следующие классы:
К1=(ПИ,
преп., муж., штат.);
К2=(ИТ,
ст-ты, жен.);
К3=(МЭ,
учебно-вспом. персонал, жен., есть дети) и т.д.
Таким
образом, процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих
значений из фасетов. Для каждого объекта задается конкретная группировка
фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок следования:
Ks=(Ф1, Ф2, …Фi… Фn), где
Фi – i-ый фасет, n –
количество фасетов.
При
построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения,
используемые в различных фасетах, не повторялись.
Достоинства
фасетной системы классификации:
1. возможность создания большой емкости классификации,
т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений, для
создания группировок;
2. фасетную систему легко модифицировать, внося изменения
в конкретные значения любого фасета.
Недостатком фасетной системы
классификации является сложность ее построения, т.к. необходимо учитывать все
многообразие классификационных признаков.
Дескрипторная система классификации.
Для
организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно
используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой
приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно
широко она используется в библиотечной системе поиска.
Суть
дескрипторного метода классификации заключается в следующем:
¾ отбирается совокупность ключевых слов или
словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность
однородных объектов, причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
¾ выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются
нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или
несколько наиболее употребляемых;
¾ создается словарь дескрипторов, т.е. словарь
ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате нормализации.
Пример
1. В качестве объекта классификации рассматривается успеваемость студентов.
Ключевыми словами могут быть выбраны: оценка, экзамен, зачет, преподаватель,
студент, семестр, название предмета. Здесь нет синонимов, и поэтому указанные
ключевые слова можно использовать как словарь дескрипторов.
Пример
2. в качестве объекта классификации рассматривается учебная деятельность в
вузе. Ключевыми словами могут быть выбраны: студент, обучающийся, учащийся,
преподаватель, учитель, педагог, лектор, ассистент, комната, лекция,
практическое занятие, занятия и т.д. среди указанных ключевых слов встречаются
синонимы, например: студент, обучающийся,, учащийся; преподаватель, учитель,
педагог и т.д. после нормализации словарь дескрипторов будет состоять из
следующих слов: студент, преподаватель, лектор, ассистент и т.д.
Между
дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска
информации. Связи могут быть трех видов:
¾ синонимические,
указывающие некоторую совокупность ключевых слов как синонимы: студент –
учащийся – обучаемый;
¾ родовидовые,
отражающие включение некоторого класса объектов в более представительный класс:
университет – факультет – кафедра;
¾ ассоциативные,
соединяющие дескрипторы, обладающие общими свойствами: студент – экзамен –
профессор – аудитория.
1.
Классификатор –
систематизированный перечень каких-либо объектов, каждому элементу которого
присвоен определённый код.
Классификаторы могут строиться по различным уровням управления,
в связи с чем различают следующие виды классификаторов:
¾ общегосударственные классификаторы (ОК) разрабатываются в централизованном порядке и
являются едиными для всей страны. Общегосударственные классификаторы начали
создаваться в стране по постановлению Правительства в 1970-х гг. и в настоящее
их создано около 40. условно общегосударственные классификаторы делятся на 4
группы:
a) классификаторы трудовых и природных ресурсов,
например, ОК проф. рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
b) классификаторы структуры отраслей, органов управления,
административно-территориального деления, предприятий и организаций, форм
собственности.
c) классификаторы продукции (промышленной,
сельскохозяйственной, строительной).
d) классификаторы технико-экономических показателей,
управленческой документации, системы обозначения единиц измерения и др.
¾ отраслевые
классификаторы являются едиными для какой-либо отрасли деятельности, например,
для бухучета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из
зарплаты, видов операций движения материальных ценностей и др.;
¾ локальные
составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации.
Их разработка ведется на местах.
Классификация является основой кодирования информации.
2. Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации.
Цель кодирования:
¾ представление информации в более компактной и удобной
форме при записи ее на машинный носитель;
¾ приспособление информации к обработке на ЭВМ и
передаче по каналам связи;
¾ упрощение логической обработки информации с
использованием специальных методов.
Условное обозначение, присваиваемое конкретному
объекту, называется кодовым словом (кодом).
Код может состоять из букв, цифр и других символов.
Однако чаще используются цифры. Код характеризуется:
1. длиной – число позиций в коде;
2. структурой – порядок расположения в коде символов для
обозначения классификационного признака.
Совокупность
правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, называется системой
кодирования. Можно выделить две группы методов, используемых в системе
кодирования, которые образуют:
1. классификационную систему кодирования, ориентированную на проведение предварительной
классификации объектов;
2. регистрационную систему кодирования, не требующую предварительной классификации объектов.
Структура системы кодирования
имеет вид:
Последовательное
кодирование используется для
иерархической системы классификации.
Суть метода заключается в
следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код
группировки 2-го уровня и т.д.; в результате получается кодовая комбинация,
каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на
каждом уровне иерархической структуры.
Пример. Задание – провести
кодирование информации, классифицированной с помощью иерархической схемы.
Количество кодовых группировок
определяется глубиной классификации и равно 5.
Прежде чем начать кодирование,
необходимо определиться с алфавитом, т.е. какие символы будут использоваться.
Для большей наглядности выберем десятичную систему счисления. Кодирование
выполняется слева направо. В общем виде код можно записать ххххх, где х –
значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода:
1-ый разряд выделен для
классификационного признака «Отделение» и имеет следующие значения: 1 – МЭ, 2 –
ПИ, 3 – ИТ и т.д.
2-ой разряд выделен для
классификационного признака «Занимаемое положение» и имеет следующие значения:
1 – преподаватели, 2 – учебно-вспомогательный персонал, 3 – студенты.
3-ий разряд выделен для
классификационного признака «Пол» и имеет следующие значения: 1 – мужчины, 2 –
женщины.
4-ый разряд выделен для
классификационного признака «Положение по тарифной сетке» и имеет следующие
значения: 1 – штатные, 2 – совместители, 3 – почасовики, 0 – нет.
5-ый разряд выделен для
классификационного признака «Дети»: 1 – есть дети, 2 – нет детей, 0 – признак
отсутствует (не используется).
Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код
группировки, например:
11110 – отд. МЭ, преп., муж., штатн.;
22100 – отд. ПИ, уч-всп. персонал, муж. и т.д.
Последовательная
система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и
иерархическая система классификации.
Параллельное
кодирование используется для фасетной системы классификации. Суть метода
заключается в следующем: все фасеты кодируются независимо друг от друга, для
значений каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода. В
отличие от последовательного кодирования в данном методе не имеет значение
порядок кодировки фасетов.
Пример.
Задание – провести кодирование информации, классифицированной с помощью
фасетной схемы.
Количество
кодовых группировок определяется количеством фасетов и равно 5. выберем
десятичную систему счисления в качестве алфавита кодировки.
Рассмотрим
структуру кода, начиная со старшего разряда:
1 разряд выделен для фасета
«Занимаемое положение» и имеет следующие значения: 1 – преподаватели, 2 –
учебно-вспомогательный персонал, 3 – студенты;
2 разряд выделен для фасета
«Положение по тарифной сетке»: 1 – штатные, 2 – совместители, 3 – почасовики, 0
– не требуется;
3 разряд выделен для фасета
«Пол»: 1 – муж., 2 – жен.;
4 разряд выделен для фасета
«Дети»: 1 – есть дети, 2 – нет детей, 0 – для мужчин, т.к. подобная информация
не требуется;
5 разряд выделен для фасета
«Отделение» и имеет значения : 1 – МЭ, 2 – ПИ, 3 – ИТ и т.д.
Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать код любой
группировки, например:
11101 – преподаватели,
штатные, муж., МЭ;
20102 – уч.-вспом. персонал,
муж., ПИ и т.д.
Параллельная
система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и
фасетная система классификации.
Регистрационное кодирование.
Порядковая система кодирования предполагает последовательную
нумерацию объектов числами натурального
ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного
упорядочения объектов, например, по алфавиту. При появлении новых элементов
используются номера в конце списка. Применяется для простых и стабильных
номенклатур, например, кодирование названий факультетов университета,
кодирование студентов в учебной группе.
Серийно-порядковая система кодирования предусматривает
предварительную разбивку всех кодируемых позиций на подгруппы (серии) по
какому-либо признаку, а затем в каждой производится порядковая нумерация
объектов. Каждой выделенной подгруппе отводится серия номеров. В пределах этой
серии каждой позиции присваивается свой определенный код. В серии имеются
резервные номера на случай появления новых позиций.
Вопросы к теме
1. Дайте понятие информационного обеспечения (ИО) ИС.
2. Каково основное назначение ИО?
3. Назовите основные функции ИО.
4. Какова структура ИО ЭИС.
5. Дайте характеристику внутримашинного ИО.
6. Что отражают схемы информационных потоков? Поясните необходимость
разработки схем информационных потоков ИС.
7. Дайте краткую характеристику унифицированным системам
документации, циркулирующим в ИС.
8. Что называют классификацией экономической информации,
основанием классификацией?
9. Какие существуют системы классификации экономической
информации?
10. Дайте краткую характеристику иерархической системы
классификации.
11. Дайте краткую характеристику фасетной системы
классификации.
12. Дайте краткую характеристику дескрипторной системы
классификации.
13. Раскройте понятие классификатора экономической
информации.
14. Какие виды классификаторов существуют?
15. Что называют кодированием? Что такое система
кодирования?
16. Какова цель кодирования?
Какие системы кодирования существуют? Дайте краткую характеристику системам кодирования экономической информации