Тема 5. Понятие информационных систем.

2. Цели, задачи, свойства и функции информационных систем.

1. Понятие ИС.

Под информационной системой понимается система, позволяющая осуществлять сбор, хранение, обработку, передачу и предоставление информации.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемая для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Информационные системы могут функционировать с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

¾ простота внедрения уже существующих решений;

¾ просты для понимания, для их освоения требуется минимум тренировки;

¾ не требуются технические навыки;

¾ гибкие и способные к адаптации для соответствия деловым процессам.

В автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Под информационной системой понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определённых групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определённой предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей.

Исторически первыми видами информационных систем являются архивы и библиотеки. Им присущи все атрибуты инф. системы. Они обеспечивают в какой-либо предметной области сбор данных, их представление и хранение в определённой форме (книго-, архивохранилища, каталоги и т.д.), в них определяется порядок использования информационных фондов (т.е. определены абоненты, режимы и способы выдачи информации – абоненты, читальные залы и т.п.).

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде следующей схемы (см. рис. 1.1).

Рис. 1.1. Процессы в информационной системе

Схема состоит из следующих блоков:

¾ ввод информации из внешних или внутренних источников;

¾ обработка входной информации и представление её в удобном виде;

¾ вывод информации для представления потребителям внутри организации или передачи в другую систему;

¾ обратная связь – это информация, переработанная персоналом данной организации для коррекции входной информации.

Исходя из сказанного в составе инф. системы можно выделить три подсистемы, представленные на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Состав информационной системы

Организационно-технологическая подсистема сбора информации обеспечивает отбор и накопление данных в информационную систему. Без правильно организованной, оперативно и эффективно действующей организационно-технологической подсистемы сбора информации невозможна эффективная организация функционирования всей инф. системы в целом.

Подсистема представления и обработки информации составляет ядро инф. системы и является отражением представления разработчиками и пользователями системы структуры и картины предметной области, сведения о которой должна отражать инф. система. Подсистема представления и обработки информации является одним из наиболее сложных компонентов при разработке инф. системы.

Нормативно-функциональная подсистема выдачи информации определяет пользователей, или иначе абонентов системы, реализует целевой аспект назначения и выполнения задач инф. системы.

2. Цели, задачи, свойства и функции информационных систем.

Цель ИС – обеспечение специалистов информацией для решения стоящих перед ними задач.

Кроме того, результатом работы ИС должно быть требуемое качество информационной продукции. Отсюда цель ИС – это также и повышение уровня качества информации, выдаваемой специалистам-пользователям ИС.

В соответствии с целью основными универсальными задачами ИС являются:

¾ выполнение процессов преобразования информации и выдача её в удобном для восприятия виде;

¾ получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов, интеллектуальных систем и т.д.;

¾ производство достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации;

¾ освобождение работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;

¾ совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме.

Специальные задачи определяются характером производства и теми задачами, которые решает предприятие для достижения поставленной цели. Они включают:

¾ обеспечение необходимого объёма производства продукции;

¾ обеспечение ритмичности в производстве продукции или услуг предприятия;

¾ поведение мероприятий по обеспечению заданного уровня качества продукции;

¾ обеспечение маркетинговой деятельности предприятия и др.

В системе управления специальные задачи для статуса ИС приоритетны.

Информационная система определяется следующими свойствами:

¾ любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

¾ информационная система является динамичной и развивающейся;

¾ выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

¾ информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации;

¾ структура информационной системы, её функциональное предназначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией, например, в коммерческой фирме – эффективному бизнесу, в государственном предприятии – решению социальных и экономических задач;

¾ информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься.

Функция ИС – это постоянный набор процедур, выполнение которых обеспечивает реализацию задач ИС.

Функции ИС можно разделить на функции управления и функции информационно-технологические.

ИС обеспечивает реализацию следующих функций управления:

a) планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

b) нормирование производственной деятельности;

c) учёт и отчётность;

d) контроль производства;

e) анализ производственной деятельности.

Выделяются следующие информационно-технологические функции информационной системы:

a) сбор сведений об управляемом объекте;

b) регистрация данных;

c) передача данных;

d) ввод данных в ЭВМ;

e) обработка данных.

Рассматриваются два типа обработки:

¾ операционная;

¾ анализ данных (сравнение с нормами, критериями).

Операционная обработка данных ведется в системах, ориентированных на преобразование данных. Анализ данных осуществляется в системах поддержки принятия решений, где анализируется информация (часто больших объемов), на основе которой информационная система помогает принимать решения.

a) поиск данных;

b) ведение баз данных;

c) хранение данных.

Существуют два способа хранения информации:

¾ централизованный (информация хранится в одном месте),

¾ распределенный (информация хранится в нескольких местах).

d) актуализация информации;

e) копирование и тиражирование информации;

f)предоставление информации (выдача производственных документов пользователю);

g) защита данных.

Эта функция обеспечивает сохранность и конфиденциальность информации.

3. Понятие АИС. Этапы развития АИС.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование компьютеров и других современных технических и программных средств в различных информационных системах. Такие информационные системы называются автоматизированными.

Информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированнымим, или сокращённо АИС.

Этапы развития информационных систем можно свести в следующую таблицу.

Таблица 3.1

Изменение подхода к использованию информационных систем

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1950 - 1960 гг.	Бумажный поток расчетных документов	Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты
1960 - 1970 гг.	Основная помощь в подготовке отчетов	Управленческие информационные системы для производственной информации	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970 - 1980 гг.	Управленческий контроль реализации (продаж)	Системы поддержки принятия решений Системы для высшего звена управления	Выборка наиболее рационального решения
1980 - 2000-х гг.	Информация - стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество	Стратегические информационные системы Автоматизированные офисы	Выживание и процветание фирмы

Первые информационные системы появились в 50-х годах. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счётных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е годы знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчётности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. Данное поколение информационных систем строилось на базе центральной ЭВМ по принципу «одно предприятие – один центр обработки».

В 70-х годах – начале 80-х информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. Были сделаны первые шаги к децентрализации инф. систем, в процессе которой пользователи стали продвигать информационные технологии в офисы и отделения компаний, используя мини-компьютеры. Параллельно началось активное внедрение высокопроизводительных СУБД типа DВ2 и пакетов коммерческих прикладных программ.

К концу 80-х годов концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта и многое другое. Наблюдается бум распределённой сетевой обработки, главной движущей силой которого был массовый переход на персональные компьютеры. Логика корпоративного бизнеса потребовала объединения разрозненных рабочих мест в единую инф. систему – появились вычислительные сети и распределённая обработка. Однако очень скоро в одноранговых сетях стали обнаруживаться первые признаки иерархичности – сначала в виде выделенных файл-серверов, серверов печати, телекоммуникационных серверов, а затем и серверов приложений. При развитии инф. систем третьего поколения идея чистой (одноранговой) распределённой обработки заметно потускнела и уступила место иерархической модели клиент-сервер.

Отличительной чертой современных инф. систем, инф. систем четвёртого поколения, является прежде всего иерархическая организация, в которой централизованная обработка и единое управление ресурсами инф. системы на верхнем уровне сочетается с распределённой обработкой на нижнем. Инф. системы четвёртого поколения характеризуются следующими основными особенностями:

¾ полное использование потенциала настольных компьютеров и среды распределённой обработки;

¾ модульное построение системы, предполагающее существование множества различных типов архитектурных решений в рамках единого комплекса;

¾ экономия ресурсов системы за счёт централизации хранения и обработки данных на верхних уровнях иерархии ИС;

¾ наличие эффективных централизованных средств сетевого и системного администрирования, позволяющих осуществлять сквозной контроль за функционированием сети и управление на всех уровнях иерархии, а также обеспечивающих необходимую гибкость и динамическое изменение конфигурации системы;

¾ резкое снижение т.н. «скрытых затрат» - эксплутационных расходов на содержание инф. систем (поддерживание функционирования сети, резервное копирование файлов пользователей на удалённых серверах, настройка конфигурации рабочих станций и подключение их в сеть, обеспечение защиты данных, обновление версий ПО и т.д.), которые трудно выделяются в явном виде и которые непросто предусмотреть в бюджете организации.

Вопросы к теме

1. Дайте определение информационной системы.

2. Какова разница между компьютерами и информационными системами?

3. На какие виды делятся ИС-мы по степени автоматизации?

4. Преимущества неавтоматизированных систем.

5. Назовите исторически первые виды ИС-м. Почему?

6. Каковы основные процессы, обеспечивающие работу ИС-мы?

7. Каков состав ИС-мы? (Каковы основные элементы ИС?)

8. Каковы цели ИС?

9. Каковы основные универсальные задачи ИС?

10. Каковы специальные задачи ИС?

11. Какие задачи (универсальные или специальные) являются приоритетными в системе управления?

12. Перечислите основные свойства ИС.

13. На какие виды делятся функции ИС? Назвать основные функции каждой группы.

14. Понятие АИС.

15. Какие основные этапы прошли в своём развитии АИС?

16. Как менялась концепция использования информации на различных этапах развития ИС?

17. Как изменялись цели использования ИС на различных этапах их развития?

18. Как изменялись виды ИС на различных этапах их развития?